Yuk Me - list!

Berdasarkan pengalaman saya dalam menangani sebuah event, membuat list undangan adalah hal yang nampak sepele tapi crucial. Bagi saya, list undangan harus dilakukan secara teliti, cermat dan membutuhkan waktu paling banyak. Biasanya, karena banyak yang dipikirkan, cenderung melupakan orang yang seharusnya kita undang. Padahal, kita membuat suatu acara untuk kepuasan para undangan juga. List undangan nggak cuman sebagai patokan dalam menentukan jumlah pesanan undangan, souvenir, dan tentu saja CATERING, banyak yang bisa digali dari list undangan.

• Flow manusia

List undangan harus dilakukan oleh kedua belah pihak keluarga calon mempelai. Termasuk keluarga juga harus di-listing. Kenapa begitu? Biar ketahuan jumlah manusia yang akan berada di dalam gedung resepsi itu berapa jiwa. Ini penting untuk merancang flow para tamu.. Uhm, nggak perlu sampai makai manajemen konser sih, nggak mungkin juga undangan akan rusuh kan, ya :p perhitungan cermat ini semata-mata untuk memberikan kenyamanan bersama.

• Pemetaan distribusi undangan

List undangan ini juga penting untuk pemetaan wilayah pengiriman undangan. Apalagi jika pengiriman undangan mencakup sabang sampai merauke atau luar negeri. Dengan begini jadi mudah mengkoordinasi mana yang memakai jasa pengiriman dan mana yang disebarkan sendiri. Pilih jasa pengiriman yang kredibel ya. Saya sih belum memikirkan mo pakai yang mana :p

• VIP

Perhatikan juga list undangan VIP. Apabila sampai mengundang pejabat, perlu diperhatikan protokolernya. Ada yang rempong, ada yang santai, ada yang nggak mau ribet ngantri salaman, ada yang mau. untuk itu perlu dibentuk panitia khusus untuk ’menangani’ mereka. Oya, pengiriman undangan pejabat biasanya lebih aman diserahkan ke ajudan/sekretaris dan diserahkan secara ’khusus’. Daripada ilang nggak jelas. Saya sendiri menggunakan tim tangguh untuk mengurus para VIP. Mbak Lusi, Mas Arif, Novi dan Lala. Orang-orang yang sudah terbiasa ngurusi para pejabat –Psstt, khusus dengan saya bayaranya murah. Nasi soto sepiring. Baik kan, mereka... hehehe - *Peluk sahabat-sahabatku yang unyuu*. Kalo menggunakan orang-orang yang belum berpengalaman perlu tuh bikin list foto khusus tamu VIP. Oya, dengan koordinasi dengan protokoler jadi tahu, perlu nggak metal detector. Hehehe...rempong ya? Emberrr.

• Biar nggak ada yang ketinggalan 

Jaman sekarang tak jarang mempelai mengirimkan undangan via FB, twitter, blog, bbm group, sms dll. Harus memperkirakan juga cakupan undangan model tersebut karena sifatnya massal. Jangan sampai karena mempelai kondang yang datang diluar perkiraan. Hal ini boleh saja sih untuk mengejar kepraktisan tapi jangan lupa memperhatikan kenyamanan.

Listing, listing deh. Semakin cepat dilakukan semakin nyaman ^^